vendredi 6 février 2015

Organiser son expatriation aux Etats-Unis, les formalités, le visa, l'ambassade...

EXPATRIATIONUSA


Ca y est, enfin le départ !!!

Mais avant de pourvoir prendre l'avion l'esprit (presque) serein, nous avons passé une période de longs préparatifs...
Volà donc quelles ont été les principales étapes de la préparation de notre expatriation aux USA:

Les formalités administratives et les préparatifs

Tout quitter en France et partir vivre à l'étranger demande de nombreuses formalités pas toujours très amusantes...

  Prévoir le déménagement de son domicile

  Résilier tous les abonnements (EDF, Internet, téléphone...)

Prévoir un rendez-vous avec la banque pour :
- connaître la procédure pour virer notre argent sur notre futur compte américain
et faire des virements depuis les Etats-Unis, augmenter les plafonds des cartes pour tous les frais d'installation...
(Une fois sur place, il faudra supprimer les cartes des comptes qui ne nous serviront plus car même si nous gardons nos comptes français, nous nous en servirons uniquement pour faire des virements)
-faire une procuration à un parent qui pourra faire des opérations à notre place

  Informer les différents organismes du départ à l'étranger et donner une adresse en France en cas de besoin comme celle d'un parent (Caf, impôt...)

  Mettre en place un suivi du courrier (pour notre part, adresse des parents)

  Préparer les affaires que l'on souhaite emmener et les faire envoyer sur place (pour nous, ce sera par un transporteur aérien qui nous les stockera pendant notre voyage dans l'Ouest américain et nous les enverra pour réception le jour ou le lendemain de notre arrivée en Caroline du Nord

 Vendre sa voiture

  Résilier les différentes assurances (voiture, multi-risques...)

  Tout mettre en ordre avant son départ dans ses papiers, scanner les fiches de paye, les papiers importants... 

  Et bien sûr dire au revoir à tous ses proches !



Les Formalités du Visa

Obtenir un Visa n'est pas une mince affaire. 
Dans notre cas, c'est un visa J1 et J2 que nous demandons.
Un Visa J1 est un visa temporaire d'échange qui correspond aux stages et aux post-doc (poste après le doctorat, notre cas). Comme nous sommes mariés, je peux, pour ma part, prétendre au J2 visa dépendant du J1 pour les femmes et enfants des détenteurs de ce visa.

L'obtention du visa se passe en plusieurs étapes:

 Tout d'abord, il faut que le J1 signe son contrat, puis, remplisse les documents envoyés par l'entreprise ou l'université en question. L'entreprise renvoie ensuite le formulaire DS-2019 qu'il faudra fournir à l’ambassade lors du rendez-vous.

 Parallèlement, il faut remplir le formulaire DS-160, une étape assez longue et qu'il faut faire minutieusement. Pour finaliser le formulaire et pour le rendez-vous à l'ambassade, il faut également faire des photos au format américain (5x5) qui seront scannées et intégrées au DS-160 et dans un second temps, apportées au format papier à l'ambassade.

 Il faut ensuite se créer un compte sur le site de l'ambassade, puis s'acquitter des frais de visa en ligne de 152€/pers (par virement uniquement, le paiement en CB ne fonctionnant pas) et lorsque le paiement est passé et traité par l'ambassade (jusqu'à 3 jours ouvrables après réception du virement), on peut prendre son rendez-vous à l'ambassade.

 Avant le rendez-vous à l'ambassade, il faut également s’acquitter des frais de SEVIS de 180$

Il faut être très vigilant aux délais si l'on est pressé  car toutes ces étapes prennent du temps et cela peut devenir problématique. 
C'est ce qui nous est arrivé...
Ne connaissant pas la procédure, nous attendions désespérément l'arrivée de notre DS-2009 par la poste depuis les USA et avons tardé à nous créer un compte sur le site de l'ambassade.
Lorsque nous l'avons enfin fait, nous avons découvert que nous avions perdu beaucoup de temps car il est possible de prendre son rendez-vous à l'ambassade sans le DS-2019. Cependant, pour avoir accès au rendez-vous, il faut payer le visa et d'après le conseiller de l'ambassade que j'ai eu au téléphone seulement par virement. Et là encore c'est des délais supplémentaires non prévus... Pour accélerer la procédure de virement étranger, je me rends à la banque et  réussis à mettre en place  un virement éclair (réception dans les 24h) mais après il faut attendre que l'ambassade le traite et nous envoie le mail de confirmation.
Finalement, nous recevons la confirmation du paiement par mail le lendemain, quelques heures après la réception de la somme sur le compte de l'ambassade et nous pouvons prendre rendez-vous dans la foulée.
Le premier rendez-vous accessible est le 27 mai. Ce n'est pas l'idéal car ça ne laisse aucune marge si il nous manque des documents lors du rendez-vous  pour en prendre un nouveau et c'est très juste au niveau des délais postaux mais cela se tente !!!

Nous faisons quand même une demande en accélérée pour obtenir un rendez-vous plus tôt mais celle-ci nous sera refusée.
Il nous reste à croiser les doigts pour que le Visa arrive à temps. !

 En attendant, nous préparons tous les documents pour le rendez-vous :

- nos passeports
- la confirmation du formulaire DS-160
- le formulaire DS-2019
- le justificatif de paiement des frais de SEVIS
- la confirmation sur le site de l'ambassade du rendez-vous
- les photos 5x5 en format papier
- le contrat de travail du J1 ainsi que des preuves qu'on peut subvenir à nos besoins (relevés de compte français)
- le certificat de mariage et livret de famille pour le J2
- des preuves de notre attachement en France pour qu'ils soient sûrs qu'on ne va pas rester sur le territoire après le Visa (justificatif de domicile des parents + lettre de leur part disant qu'ils nous hébergeront à notre retour) ainsi qu'une lettre disant qu'on veut rentrer en France à la fin du contrat

 Le rendez-vous à l'ambassade :

Nous faisons tout d'abord la queue devant le 4 Avenue Gabriel dans le 8ème arrondissement à coté de la place de la Concorde et des Tuileries avant de rentrer dans un sas où nous sommes fouillés et devons abandonner nos téléphones portables et autres appareils électroniques que nous récupérerons à la sortie. Nous accédons d'abord à un premier stand où un agent vérifie nos passeports, DS-160 et DS-2019 et les photos puis nous accédons à la vaste salle composée de chaises en son centre, de guichets tout autour et d'écrans qui indiquent l'ordre de passage.
Première étape pour nous les guichets de gauche. Une trentaine de numéros nous sépare de notre entrevue avec l'agent administratif. Malgré le stress et l'ambiance pesante version salle d'attente géante, notre tour vient assez vite. L'agent vérifie à nouveau nos documents, nous indique une erreur dans un formulaire qu'elle modifie comprenant l'ampleur de la tâche et le désarroi que connaissent tous les postulants aux visas lors du remplissage des formulaires...et nous indique d'attendre entre les guichets 6 et 10. Encore une trentaine de personnes sont devant nous mais cette fois-ci, l'attente est bien plus longue et la pression monte...
Finalement, nous sommes reçus par l'agent consulaire qui vérifie encore nos documents et nous pose quelques questions en anglais : 
Que va faire le J1 exactement ? De quoi vont traiter ses recherches ? Quels sont les plans du J2 ? Nous répondons en essayant d'être le plus précis possible et en cinq minutes nous obtenons le Saint Graal : Your visa is approved. 
Première partie remportée mais ce n'est pas simple. Il nous faut ce visa dans moins d'une semaine car notre vol décolle 6 jours plus tard. Nous demandons à l'agent si elle peut utiliser nos enveloppes "arrivée le lendemain avant 13h00" mais la procédure ne le permet pas... Zut ! Nous lui demandons ensuite dans combien de temps nous les recevrons et celle-ci nous répond dans 3 à 4 jours ouvrables. Nous sommes confiants cela devrait le faire...
Malheureusement, elle ne nous dit pas que c'est après toute la procédure de validation à travers les différents services de l'ambassade...


L'organisation de notre arrivée

Nous prévoyons de débuter notre aventure aux Etats-Unis par un road trip d'une vingtaine de jours à l'Ouest du pays. Pour découvrir le détail de notre super voyage qui nous a conduit de San Francisco aux magnifiques canyons en passant par la côte californienne, c'est par ICI. Puis, la prochaine étape, bien sûr: notre installation à Durham!

A la base, nous avions réservé un hôtel à Durham où nous pensions passer les trois premières nuits en espérant trouver entre temps un logement. Mais nous avons eu une belle opportunité!
Alors que je prends contact avec Sandrine qui a un blog dans lequel elle raconte la vie d'expatriée de leur petite famille (Six à Durham) , cette dernière m'explique qu'une  de ses amies  déménage pour rentrer en France et laisse sa jolie maison avec un grand jardin à deux pas de la fac de Duke !!!
Génial, nous rêvions d'une maison avec jardin !!! 
Nous allons voir des photos de la maison,  celle ci nous plaît beaucoup! En deux temps trois mouvements, nous arrangeons  tout ça  et nous devenons les heureux locataires d'une maison avec jardin, garage, et trois chambres ! Et pour couronner le tout, Clarisse, l'ancienne locataire, nous propose de nous vendre ses meubles.
Nous allons donc pouvoir directement emménager dans notre maison  meublée, que demander de plus ? (Peut-être l'eau et l’électricité qui n'arriveront  que deux jours plus tard, mais tout ne peut pas être parfait...).


Un départ qui s'eternise

A J-1 toujours pas de visa dans la boite aux lettres. Le départ le lendemain semble compromis. La tuile !!!
Nous avons découvert quelques temps auparavant que nous pouvons nous faire rembourser notre vol en cas d'annulation 24h00 à l'avance. 
Le problème c'est que nous devons le faire dans l'urgence et ne pouvons pas attendre leur devis avec les frais d'annulation. Tant pis c'est ça ou plus d'annulation possible, nous nous lançons.... Mais il n'y a pas que ça, nous avons de nombreuses réservations et sans connaître la date du départ, impossible de modifier dans les temps...
Lassés d'être dans l'incertitude, nous nous décidons à appeler l’ambassade convaincus qu'ils ne pourront pas nous aider mais un agent regarde notre dossier. Il voit que notre visa a été modifié aujourd'hui, ce qui signifie qu'il n'est toujours pas sorti de l'ambassade, de mieux en mieux... 
Donc il ne nous reste qu'à attendre ce visa et racheter un vol dés que possible pour perdre le moins possible de nos réservations et de notre voyage.

Jour J
Sans visa, nous sommes donc bloqués... Avec le stress et la fatigue de tous ces préparatifs, la situation est un peu difficile à accepter mais nous n'avons pas d'autres possibilités que d'attendre. Nous recevons finalement une confirmation de l'ambassade avec notre numéro de suivi d'envoi. Le passeport a été envoyé vers midi et devrait arriver dans un ou deux jours ouvrables.
Nous arrivons à décaler nos réservations afin de perdre le moins de nuits possibles selon la date à laquelle nous partons et devrions être remboursés quasiment de la totalité du vol (même si le remboursement peut prendre jusqu'à 12 mois...).
Il n'y a que la voiture qui reste dans l'incertitude car Alamo refuse de nous laisser la prendre un ou plusieurs jours plus tard, même si on a payé pour la période, logique!!! Finalement, nous annulons la réservation moyennant 70€ de frais de pénalités et réserverons une nouvelle voiture au dernier moment.

Le départ J+2
Après encore un jour d'attente, le visa arrive enfin par la poste  deux jours donc après la date prévue.
A la dernière minute, nous rachetons nos vols.Heureusement nos affaires sont déjà prêtes, nous finissons les derniers préparatifs et partons prendre notre avion pour un voyage bien mérité !!!